[CBZ] Mã SKU là gì? SKU sản phẩm là gì? Cách đặt mã SKU như thế nào? Mã SKU so với các loại mã vạch (barcode) khác – UPC chẳng hạn… là một số thắc mắc chung đối với đa số người. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Mã SKU là gì / What is an SKU?
SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock Keeping Unit (Đơn vị lưu kho), có nghĩa là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho bằng cách phân loại hàng hóa giống nhau về hình dạng, chức năng… dựa trên một chuỗi các kí tự gồm số và/hoặc chữ. Hay đơn giản là MÃ HÀNG HÓA.
Mỗi sản phẩm trong kho hàng của bạn đều cần một mã riêng biệt được gọi là SKU. SKU phổ biến trên toàn thế giới và là công cụ hữu ích giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng, quản lý sản phẩm một cách dễ dàng và khoa học khi danh mục sản phẩm kinh doanh ngày một mở rộng và đa dạng.
Mã SKU thường dài từ 6 đến 8 ký tự, xác định một sản phẩm và giúp bạn theo dõi hàng tồn kho. Bạn có thể tạo số SKU theo cách thủ công hoặc trong phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc điểm bán hàng (POS) của bạn . Mã số SKU in trên nhãn sản phẩm cùng với Mã UPC của sản phẩm và một số thông tin khác của sản phẩm.
Tại sao nên sử dụng mã SKU / Why you should use SKUs in your store?
The Importance of SKUs
SKU cần thiết hơn cả Barcode (mã vạch) trong việc kiểm soát kho hàng nội bộ (quản lý hàng tồn kho), SKU có chứa những ký hiệu riêng biệt cả chữ và số cho từng danh mục sản phẩm, bạn chỉ cần nhìn vào SKU là có thể nhận biết loại sản phẩm qua ký tự và dễ dàng đọc chúng mà không cần quét hệ thống như Barcode. Bên cạnh đó bạn không bị giới hạn về số lượng SKU cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng tới đâu.
Một hệ thống SKU cũng giúp bạn sẽ lên kế hoạch và quản lý tốt hơn 3 lĩnh vực chính của doanh nghiệp của bạn:
Trải nghiệm mua sắm & giao diện cửa hàng
Mã số SKU giúp bạn lập bản đồ và tổ chức cửa hàng của mình để người mua sắm và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Một hệ thống số SKU cho phép bạn phân loại sản phẩm theo nhiều cách. Bạn có thể theo dõi sản phẩm theo loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hoặc nhà cung cấp để bạn có thể sắp xếp và dễ dàng tìm thấy sản phẩm trên tầng bán hàng của mình và trong khu vực lưu trữ. Điều này giúp bạn cải thiện việc bán hàng và giới thiệu trải nghiệm mới, đặt hàng cho người mua sắm dẫn đến bán được nhiều hàng và nhiều lần hơn.
Nếu không có số SKU, bạn có thể mất dấu vị trí của sản phẩm trong cửa hàng của mình và làm nhân viên bối rối khi phải đi tìm, người mua sắm thất vọng và tệ nhất là mất doanh thu.
Cải thiện thanh toán và dịch vụ khách hàng
Một hệ thống SKU được sắp xếp hợp lý làm cho dịch vụ khách hàng và các nhiệm vụ thanh toán trở nên trơn tru và không có lỗi. Theo dõi các sản phẩm bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng, đảm bảo rằng hàng hóa và giá của bạn luôn là điểm nổi bật. Vì vậy, khi khách hàng thanh toán, các giao dịch mua sẽ được thực hiện với giá chính xác và số lượng của bạn được tự động giảm cho các mặt hàng đã bán. Bạn thậm chí có thể biến số SKU của mình thành nhãn mã vạch có thể quét được để thanh toán nhanh hơn.
Ngoài ra, khi khách hàng không thể tìm thấy mặt hàng, tra cứu số SKU nhanh trong báo cáo POS của bạn về trạng thái mã vạch hàng hóa và giúp nhân viên nhanh chóng xác định vị trí trên kệ hàng để lấy cho khách.
Quản lý & lợi nhuận hàng tồn kho
Lỗi quản lý hàng tồn kho là nguyên nhân chính gây mất lợi nhuận thứ ba trong hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ, chỉ sau trộm cắp và ăn cắp nhân viên. Những tổn thất này là do bất kỳ số lỗi quản trị và nhập dữ liệu nào, theo thời gian, có thể tăng thêm và ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Theo dõi hàng tồn kho với hệ thống số SKU ngăn nhiều tình huống lợi nhuận bị mất này.
Ví dụ: nếu bạn không tổ chức kho lưu trữ của mình bằng cách sử dụng số SKU, thật dễ dàng để mất theo dõi tình trạng quá tải. Nếu bạn không thể xác định vị trí của hàng hóa trên kệ hàng và không thể biết hàng nào hết, hàng nào còn để đưa ra thêm sản phẩm. Hoặc, nếu bạn không đăng ký lô hàng kiểm kê đúng cách, bạn sẽ không bị lỗi nhà cung cấp, như các lô hàng bị thiếu. Khi điều này xảy ra, bạn thanh toán cho hàng hóa mà bạn không nhận được. Cả hai tình huống đều mất tiền.
Sử dụng số SKU cùng với POS sẽ giảm thiểu các lỗi quản lý hàng tồn kho của bạn và tổn thất. Hầu hết các nhãn mã vạch hỗ trợ và máy quét đọc mã vạch, quá, để đếm số lượng hàng tồn kho nhanh hơn.
Cách đặt tên mã SKU / How to name SKU numbers?
Cách đặt tên cho SKU sao cho dễ nhớ nhất!
SKU bao gồm những yếu tố nào?
Một SKU nên gồm những yếu tố sau đây:
- Tên nhà sản xuất (hay tên thương hiệu)
- Mô tả sản phẩm: Mô tả ngắn về chất liệu (cotton, khaki, lụa, gấm…); hình dáng (dài, ngắn…)
- Ngày mua hàng: Gồm các số ngày, tháng, năm (chỉ nên dùng 2 số cuối)
- Kho lưu trữ: Nếu bạn có nhiều kho hàng, bạn có thể có ký hiệu riêng cho từng kho theo khu vực Hà Nội, Hồ Chí Minh… hay theo quận, huyện.
- Kích cỡ sản phẩm
- Màu sắc sản phẩm
- Tình trạng sản phẩm: Còn mới hay đã qua sử dụng
Kết hợp tất cả các yếu tố (biến thể) trên lại cùng nhau, bạn sẽ đặt SKU cho sản phẩm theo danh mục một cách dễ dàng.
Cách đặt tên cho SKU dễ nhớ, ấn tượng và hiệu quả
Không nên cho quá nhiều thông tin vào
Mục đích chính của mã sku là gì? SKU biểu thị thông tin về sản phẩm nhưng bạn không nên cho quá nhiều thông tin vào đây. Bạn cần cân nhắc thông tin quan trọng giúp bạn phân biệt được các sản phẩm với nhau. Hãy tối ưu ký tự cho SKU giúp mình dễ phân biệt nhất để có SKU dễ nhớ, mang lại hiệu quả.
Sắp xếp các thông tin trong SKU
Đặt mã sku không khó, cách thức đặt sku giống như việc bạn phân loại sản phẩm. Ban có thể tuân thủ theo quy tắc đặt danh mục từ lớn tới nhỏ đối với các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng. Nếu bạn làm chỉn chu thì khi bạn nhìn vào mã SKU thì bạn có thể biết ngay đó là sku của sản phẩm nào
Ngoài ra, với rất nhiều trường hợp bạn có thể áp dụng quy tắc sau. Đối vưới mỗi sản phẩm, bạn cần xác định thuộc tính quan tọng nhất dùng để phân biệt với các sản phẩm cùng loại. Ví dụ: Doanh nghiệp bạn có các sản phẩm cùng màu với các size khác nhau thì việc xác định size sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn rất nhiều. Sau khi tìm được điểm quan trọng thì mới đối chiếu các thuộc tính khác để tìm ra sản phẩm chính xác nhất.
Cách diễn đạt
Màu sắc, kích thước sản phẩm và các biến thể của nó là những đặc tính bắt buộc phải có trong SKU, nó giúp bạn dễ dàng xác định sản phẩm, tránh dùng số cho những thông số này. SKU là một mã để bạn ghi lại thông tin quan trọng, chính vì thế nên lựa chọn đơn giản cho mọi người và nó sẽ giúp mang lại hiệu quả lâu dài đấy.
Lưu ý về các ký tự trong SKU
Đây là một điều tưởng chừng đơn giản nhưng bạn nên lưu ý nếu không muốn sau này xảy ra rắc rối. Hãy tránh xa những ký tự là chữ O vì nó sẽ có thể bị nhầm với số 0, chữ l (L viết thường) với chữ I (i viết hoa). Cũng không nên sử dụng ký tự “/” vì nó sẽ khiến sku của bạn lỗi khi đưa vào excel, và cũng nên tránh những ký hiệu !,@,#,$,…
Cách tạo mã SKU / How to create SKU numbers?
Bắt đầu số SKU với số nhận dạng cấp cao nhất
2-3 chữ số/ký tự đầu tiên của mỗi mã số SKU phải đại diện cho số nhận dạng cấp cao nhất. Đây có thể là một bộ phận, loại cửa hàng, hoặc thậm chí là một nhà cung cấp. Với điều này, xem lướt qua số SKU xác định nhóm bán hàng cấp cao nhất và vị trí của bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể sử dụng phần này để xác định vị trí cửa hàng nếu bạn có nhiều hơn một cửa hàng.
Sử dụng chuỗi số giữa để chỉ định số nhận dạng duy nhất
Bạn nên sử dụng phần giữa của số SKU để chỉ định các tính năng độc đáo, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mục hoặc danh mục con, cho sản phẩm của bạn; bất cứ điều gì có ý nghĩa khi tổ chức các sản phẩm bạn bán.
Kết thúc các số SKU với số thứ tự
Sử dụng đánh số tuần tự (ví dụ: 001, 002, 003…) cho chuỗi số SKU cuối cùng giúp việc thiết lập dễ dàng và cũng giúp bạn xác định các mục cũ hơn so với các mục mới hơn trong một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc kết hợp chuỗi số SKU cuối cùng với số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích. Một lần nữa, sử dụng bất cứ điều gì làm cho ý nghĩa hợp lý cho các sản phẩm bạn bán.
Số SKU nên dài bao nhiêu / How many characters is an SKU code?
Điều này phụ thuộc vào SKU đang được sử dụng (thường là 8-12 ký tự). Có nhiều loại SKU sản phẩm khác nhau. Mã sản phẩm chung (UPC), mã cửa hàng tùy chỉnh và SKU của nhà sản xuất là một số ví dụ phổ biến.
Trong các mã sản phẩm ở Bắc Mỹ thường là mã số từ 12 đến 18 chữ số, phù hợp với mô hình UPC chuẩn. Mô hình này tuyệt vời nếu mã sẽ được in trên mã vạch và được quét bằng máy quét, nhưng sẽ không phải là lựa chọn tốt nhất nếu mã cần được nhập thủ công hoặc viết bằng tay.
SKU tùy chỉnh thường là mô hình ngắn hơn và đôi khi là chữ số (chứa chữ cái và số). Đây là những điều tuyệt vời nếu mã cần được nhập thủ công hoặc nhập vào mà không cần máy quét vì chúng thường dễ đọc và dễ nhớ hơn. Việc hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc bán hàng tự động tạo ra mã số SKU hoặc mã loại tương tự cho một sản phẩm không phải là điều bất thường.
Một số ví dụ về mã số SKU / Example of Constructing an SKU code
Ví dụ 1: Số nhận dạng cấp cao nhất đơn giản
Dưới đây là một hệ thống số SKU số đơn giản chỉ sử dụng 1 số nhận dạng cấp cao nhất trong SKU gồm 6 chữ số.
Ví dụ về SKU cho Cửa hàng tiện lợi:
| Loại hàng hóa | Thể loại # | Số SKU: |
| Danh mục + Số thứ tự tuần tự | ||
| Hàng tạp hóa khô | 01 | 010000, 010001, 010002 |
| Thức ăn cho thú cưng | 02 | 020000, 020001, 020002 |
| Đồ ăn nhẹ | 03 | 030000, 030001, 030002 |
| Soda đóng hộp | 04 | 040000, 040001, 040002 |
| Bánh kẹo | 10 | 100000, 100001, 100002 |
Trong ví dụ trên, lưu ý rằng 2 số đầu tiên đại diện cho từng loại hàng hóa trong cửa hàng tiện lợi. 4 số tiếp theo là một hệ thống đánh số tuần tự. Miễn là bạn không có hơn 99 phòng ban, hoặc hơn 9999 sản phẩm trong một bộ phận nhất định, hệ thống này hoạt động và rất đơn giản để nhập và duy trì trong bất kỳ hệ thống POS nào.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một số SKU để truyền đạt thêm thông tin về mỗi mục, thì cần có một hệ thống khác với nhiều số nhận dạng hơn.
Ví dụ 2: Hệ thống định danh 2 linh hoạt
Dưới đây là hệ thống số SKU gồm 8 chữ số sử dụng 2 số nhận dạng để đại diện cho danh mục cấp cao nhất cộng với loại mục cho mỗi sản phẩm.
Ví dụ về SKU cho một cửa hàng thời trang:
| Tên hàng hóa | Mã số | Loại sản phẩm | Mã số | Mã số SKU: |
| Danh mục + Loại mục + Số thứ tự tuần tự | ||||
| Quần jean | 01 | Quần dài (Straight-leg) | 11 | 01110000, 01110001, 01110002 |
| Quần jean | 01 | Ngang đầu gối (Flare-leg) | 12 | 01120000, 01120001, 01120002 |
| Áo cánh | 02 | Ngắn tay (Sleeveless) | 21 | 02210000, 02210001 02210002 |
| Áo cánh | 02 | Dài tay (Long-sleeve) | 22 | 02220000, 02220001, 02220002 |
| Quần váy | 09 | Ngang đầu gối (Flare-leg) | 12 | 09120000, 09120001, 09120002 |
Trong mẫu này, 2 số đầu tiên đại diện cho danh mục cấp cao nhất cho cửa hàng thời trang này: Jeans, Áo cánh, Quần Váy, v.v. Sau đó, 2 số tiếp theo xác định các loại mục khác nhau như Chân thẳng; Ngang đầu gối, Không tay, Ngắn tay áo, vv 4 số cuối cùng chỉ đơn giản là số thứ tự.
Chú thích! Với hệ thống này, Loại mục của bạn không phải là danh mục cụ thể. Ví dụ:
0112 0000 = Quần bò (01), Ngang đầu gối (12)
0912 0000 = Quần đầm (09), Ngang đầu gối (12)
Ở đây, Flare-leg (12) áp dụng cho nhiều hơn một loại vì nó là một phong cách phổ biến ở cả Jeans và Dress Pants. Đây là một hệ thống số SKU rất tiện dụng cho các cửa hàng có loại mục, như kiểu hoặc tài liệu, có nhiều danh mục. Loại hệ thống SKU này giúp nhân viên nhận ra các chi tiết chính của bất kỳ sản phẩm nào trong nháy mắt.
Ví dụ 3: Bao gồm số nhận dạng nhà cung cấp
Đôi khi sẽ rất hữu ích khi có thông tin nhà cung cấp được gắn với số SKU của bạn. Nếu bạn hiển thị hoặc lưu trữ sản phẩm dựa trên thương hiệu hoặc nhà cung cấp, số nhận dạng 2 này , hệ thống số SKU gồm 10 chữ số có thể bao gồm tất cả các cơ sở. Thực tế, đó là cách tôi quản lý khoảng không quảng cáo thương mại điện tử của mình trong hơn 17 năm.
Ví dụ về SKU cho một doanh nghiệp thương mại điện tử:
| Nhà cung cấp | Mã số | Loại sản phẩm | Mã số | Mã số SKU: |
| Nhà cung cấp + Loại mặt hàng + Số thứ tự tuần tự | ||||
| Bentley Plastics | BP | Ly không có chân | 63 | BP063-0001, BP063-0002, BP063-0003 |
| US Acrylic | UA | Ly rượu | 64 | UA064-0001, UA064-0002, UA064-0003 |
| Prodyne | PD | Ly rượu | 64 | PD064-0001, PD064-0002, PD064-0003 |
| Merritt USA | MT | Đĩa ăn | 166 | MT166-0001, MT166-0002, MT166-0003 |
| Tervis Tumbler | TT | Ly không có chân | 63 | TT063-0001, TT063-0002, TT063-0003 |
Trong loại hệ thống số SKU chữ và số này, nhân viên có thể dễ dàng xác định nhà cung cấp và loại mặt hàng của bất kỳ số SKU sản phẩm nào họ gặp phải. Ngoài ra, là chữ và số, thật dễ dàng cho nhân viên mới và theo mùa để hiểu và ghi nhớ. Như trong Ví dụ 2, hệ thống này sử dụng các loại mục mà nhiều nhà cung cấp vượt qua, ví dụ:
BP 063 -0001 = Nhựa Bentley (BP), Ly không có chân lớn (063)
TT 063 -0001 = Tervis Tumbler (TT), Ly không có chân lớn (063)
Đây là một hệ thống số SKU đặc biệt hữu ích trong các kho thực hiện nơi hàng hóa được lưu trữ và theo dõi bởi nhà cung cấp chứ không phải được bán trong một hỗn hợp, như trong một cửa hàng bán lẻ.
SKU so với UPC / SKU vs UPC?
SKU được tối ưu hóa cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ, còn UPC (Universal Product Code) – một dạng mã vạch Barcode lại được tiêu chuẩn hóa cho bất kì ai cũng có thể đọc được (theo qui ước có sẵn). Như vậy một cùng một sản phẩm, ở những công ty khác nhau có thể có những SKU khác nhau nhưng chỉ có một UPC duy nhất.
Mã UPC là mã gồm 12 chữ số được Tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu ấn định, được gọi là GS-1. GS-1 làm việc với các nhà sản xuất và nhà bán lẻ để phân công và giám sát việc sử dụng toàn cầu mã UPC. Mã UPC được đặt trên sản phẩm bởi nhà sản xuất của bạn. Ngược lại, số SKU là hệ thống đánh số cổ phiếu được đặt hàng để phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn.
Bạn chắc chắn có thể sử dụng mã UPC của nhà sản xuất thay cho số SKU để theo dõi các sản phẩm trong hệ thống của bạn. Nhưng bạn sẽ bỏ lỡ nhiều lợi ích của việc có một hệ thống số SKU phù hợp với hoạt động cụ thể của bạn. Số SKU mà bạn tạo các số nhận dạng tính năng có ý nghĩa đối với bạn và nhân viên của bạn. Với họ, bạn có thể sắp xếp, báo cáo và xem dữ liệu sản phẩm cũng như số liệu thống kê dựa trên nhu cầu của mình. Mã UPC do nhà cung cấp tạo không chứa số nhận dạng duy nhất hoặc nhất quán.
Mặc dù vậy, mã UPC hữu ích theo các cách khác. Bạn có thể sử dụng chúng để duy trì giá MSRP (Manufacturer’s Suggested Retail Price – mức giá nhà sản xuất niêm yết (khuyến nghị)) hiện tại và thậm chí kiểm tra cạnh tranh địa phương hoặc trực tuyến. Bạn cũng có thể sử dụng mã UPC để nghiên cứu các sản phẩm trực tuyến hoặc sử dụng điện thoại di động của bạn để quét mã UPC và theo dõi cho các sản phẩm mới khi mua sắm.
Trong lĩnh vực quản lý hàng tồn, một “đơn vị lưu kho” hay SKU là một dạng quy ước nhằm phân loại mặt hàng để bán, đó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, và kèm tất cả các thông số, thuộc tính liên quan với các loại item mà phân biệt nó với các loại mặt hàng khác. Đối với một sản phẩm, những thuộc tính có thể bao gồm: nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích thước, màu sắc, bao bì, và các điều khoản bảo hành. Khi một doanh nghiệp có hàng tồn kho, họ kiểm số lượng và nó hiển thị kèm các số SKU.
SKU cũng dùng để chỉ một định danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho cụ thể. Các mã này không được quy định cũng không được chuẩn hóa. Khi một công ty nhận được hàng từ một nhà cung cấp, họ có thể chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tạo của riêng mình. Phương pháp theo dõi thực tế khác với nhiều chuẩn khác nhau, như Mã hàng quốc tế (UPC – Universal Product Code), Mã số quy định quốc tế (EAN – International Article Number), Mã số Thương mại toàn cầu (GTIN – Global Trade Item Number), và Mã số sản phẩm của Úc (APN – Australian Product Number).
- UPC: UPC được viết tắt của từ Universal Product Code nó là dãy ký tự gồm 12 chữ số được tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu ấn định sẵn. Nó đã được tạo theo quy ước chung nên ai cũng có thể dễ dàng đọc và hiểu.
- SKU: SKU là dãy ký tự được tối ưu hóa để kiểm soát nội bộ tốt hơn. Chính vì thế, sản phẩm ở các công ty khác nhau sẽ có mã SKU khác nhau nhưng UPC là mã duy nhất, giống nhau.
Có thể nói, SKU hiện nay vô cùng phổ biến ở Việt Nam và trên toàn thế giới. Hiểu được SKU là gì, sẽ giúp việc quản lý tồn kho của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Cùng với sự phát triển của rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng thì SKU giúp công việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện hơn. Xây dựng hệ thống SKU tốt sẽ giúp bạn tối ưu hàng hóa tốt hơn và giảm thiểu tổn thất, rủi ro không đáng có.
>> Xem thêm Barcode là gì? Các loại mã vạch phổ biến trên thế giới